Unterstützen, nicht ersetzen ? Digitalisierung als Chance statt Angstmacher

Automatisierung und Digitalisierung werden von Politik und Wirtschaft seit Jahren als zukunftsweisende Unvermeidlichkeit angepriesen, um den eigenen Standort auch langfristig international wettbewerbsfähig zu halten. Was die Industrie bereits erkennt und umsetzt, wird auch im Dienstleistungsgewerbe und bei Behörden immer mehr zur Realität – und führt in der Belegschaft oft zu Unsicherheiten: „Macht die Automatisierung die eigene Stelle etwa überflüssig? Ist Digitalisierung in unserer Branche überhaupt eine Erleichterung oder macht es unseren Job schwieriger?“ Eine allgemeingültige Aussage ist hier natürlich nicht möglich. Anhand des konkreten Beispiels „Fundbüro Automatisierung“, möchten wir aber ein konkretes Beispiel geben, wie der Modernisierungsprozess laufen kann, welche Schwierigkeiten dabei entstehen können und wie mögliche Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden.

Immer mehr Gegenstände werden jedes Jahr abgegeben. Selbst Tiere werden mittlerweile durch das Bundesverwaltungsgericht gestützt beim Fundamt abgegeben. Trotz der Vorteile moderner Lösungen erfolgt die Erfassung vieler Stellen immer noch über Stift und Papier oder Excel Tabellen. Betrachten wir ein Beispiel aus dem E-Government Bereich. Nahezu alle Fundämter größerer Städte erleichtern sich bereits heute den täglichen Lost and Found Prozess mit Hilfe von digitalen Lösungen. Das Onlinefundbüro hat festen Einzug in den deutschen Behördenalltag erhalten. Dabei gibt es verschiedene technische Grade. Die einfachsten Lösungen ermöglichen es online in einer Liste Fundsachen zu durchsuchen. Fortgeschrittenere Lösungen gehen sogar noch viel weiter. Der Fundbüro Manager gleicht z. B. mit Smart Matching automatisch Suchmeldungen mit Fundsachen ab, nutzt Bilderkennung für eine schnelle Aufnahme von Fundsachen und kümmert sich anschließend um den Rücktransport und etwaige Zahlungen.

Durch die Digitalisierung lassen sich selbst überwältigend erscheinende Fundsachen-Volumen schnell und einfach bearbeiten. Ein Großbetrieb wie etwa der Frankfurter Flughafen, der jährlich über 20.000 Fundvorgänge erfasst, nutzt die Fundbüro Manager Software erfolgreich im hektischen Alltag. Gerade wegen des hohen Arbeitsaufwands wird die Digitalisierung und Automatisierung hier als Chance erkannt. Angst vor Veränderung besteht dabei nicht – niemand verliert durch die Modernisierung seinen Job.

Doch selbst innerhalb derselben Region lassen sich Unterschiede erkennen. So hat sich beispielsweise die Stadt Frankfurt bisher als eine der wenigen Großstädte Deutschlands einem Onlinefundbüro verschlossen. Überhaupt tun sich vor allem Behörden schwer mit der Digitalisierung. Als Grund nennt ein Sprecher der Stadt Frankfurt, dass ein virtuelles Fundbüro bei den hohen Fundzahlen einen nicht zu stemmenden Aufwand an Datenpflege bedeuten würde. Beispiele aus anderen Großstädten und der Wirtschaft zeigen allerdings, dass genau das Gegenteil der Fall ist. Denn während digitalisierte Abteilungen Aufgaben innerhalb von Sekunden oder sogar automatisiert erledigen und sich voll darauf konzentrieren können, die Erfolgszahlen in die Höhe zu treiben. Analog bleibende Abteilungen hingegen müssen sich täglich mit sich wiederholenden Anrufen auseinandersetzen und Suchende hinhalten – zunächst weil händisch nach einer Fundsache im Lager gesucht werden muss, dann weil die Möglichkeit der Rückmeldung bei passendem Eingang einer Fundsache nicht möglich ist.

Auch die Angst vor erhöhtem Aufwand, etwa durch die rückwirkende Erfassung in die neue digitale Datenbank bei der Umsetzung, bleibt unbegründet, denn die Übergangszeit ist klar umrissen. Spätestens nach der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit von sechs bzw. drei Monaten, ist die Behörde vollständig auf das digitale System umgestiegen. Mit Hilfe der Bilderkennungstechnologie modernster Fundbüro Software-Lösungen können außerdem mit einem einfachen Schnappschuss alle nicht abgeholten Gegenstände schnell und direkt in die neue Datenbank eingespielt werden. Sollte vorher eine Excel-Tabelle zur Verwaltung genutzt worden sein, ist die Importierung mittels einer CSV Datei durch professionelle Lösungen ebenfalls problemlos möglich.

Vorteile digitaler Lösungen sind auch auf Seite der Suchenden spürbar. Gerade in Großstädten ist mit internationalem Tourismus zu rechnen – dennoch suchen Nutzer vergeblich nach mehrsprachige Lösungen. Auch ein Anruf, beispielsweise beim Fundamt Frankfurt, schafft dann kaum Abhilfe. Denn die Öffnungszeiten sind sehr kurz, im Durchschnitt 24 Stunden an 4 Werktagen, in Frankfurt sogar nur 22 Stunden, zudem meist zu Uhrzeiten, die arbeitenden Menschen alles andere als entgegenkommen. Andererseits werden Anrufer außerhalb der Öffnungszeiten durch Bandansagen begrüßt, in Frankfurt durch eine längere in hessisch-deutschem Dialekt. Für Außenstehende lustig, für betroffene Suchende eher frustrierend, vor allem wenn es sich um Touristen handelt, die kein Deutsch (und erst recht kein Hessisch) sprechen. Mit der richtigen Onlinelösung können Bürger und Besucher aus aller Welt ihre Verlustmeldung rund um die Uhr erstellen und werden automatisch über einen passenden Fund informiert.

Kurz gesagt: Digitale Lösungen beschleunigen den Lost and Found Prozess für Suchende als auch für Mitarbeiter von privaten und öffentlichen Fundbüros – ohne dabei, wie etwa in der fertigenden Industrie, den Menschen zu ersetzen. Viele Ängste sind daher unbegründet. Und für diejenigen, die sich der Moderne verschließen, haben wir einen Twitter würdigen Begriff übrig: #Neulandsverweigerer.